25/04/2015 – 15h05
Nossa imprensa noticiou, recentemente, que a prefeitura de Rio Brilhante criou e está implantando o Arquivo Público Municipal.
Excelente notícia! A existência de arquivos públicos municipais, além de ser uma exigência legal no Brasil, representa a garantia dos interesses não só dos cidadãos como da própria administração municipal.
De fato, quando se fala em arquivos, geralmente se pensa em primeiro lugar na história: preservar documentos para a posteridade, para que os historiadores tenham fontes para suas futuras análises e assim por diante.
Tudo isso é verdadeiro. Cada documento que se joga fora é um pedaço da história que se perde.
No entanto, é preciso dizer que a existência de arquivos públicos é, acima de tudo, um assunto que interessa – ou deveria interessar – em primeiro lugar à própria administração. Nenhum órgão pode funcionar adequadamente sem ter um arquivo. Sem um arquivo, como seria possível manter a continuidade das políticas públicas? Como um novo dirigente poderia avaliar, retomar ou modificar o curso das políticas que vinham sendo implementadas por seus antecessores? E se, amanhã ou depois, surgir uma dúvida envolvendo a aplicação de recursos públicos? Se não houver os documentos, como poderá ser possível demonstrar a inocência ou a culpa de quem quer que seja?
Por aí já se vê que, além de interessar à administração, a preservação dos documentos interessa também aos cidadãos. Os cidadãos têm o direito inalienável de obter certidões e outras informações referentes a suas relações com os poderes públicos. Se um cidadão perder o comprovante de pagamento de um imposto municipal, a prefeitura tem o dever de fornecer-lhe uma segunda via. Como fazer isso, se os registros não forem preservados? Além disso, com o avanço das noções de transparência, hoje é reconhecido a qualquer cidadão o direito de ter informações sobre quaisquer assuntos de interesse público, sejam assuntos atuais ou passados (veja-se, a esse respeito, a lei brasileira de acesso à informação – Lei nº 12.527, de 2011).
Reconhecida a importância dos arquivos, a questão é: como deve ser a gestão dos documentos públicos municipais?
Existe a maneira correta – exemplificada na decisão tomada pela prefeitura de Rio Brilhante – e a maneira desastrosa, seguida na quase totalidade dos municípios brasileiros.
Essa maneira desastrosa é bem conhecida: os documentos vão sendo acumulados, em cada órgão municipal (com poucas exceções), até que todas as estantes, armários, às vezes até as copas e banheiros estejam entupidos de “papéis velhos”, em caixas amontoadas umas sobre as outras, umas se desfazendo e se abrindo sob o peso das outras, as de baixo mofadas pela umidade e as de cima se acabando sob várias camadas de pó (não é à toa que esse tipo de arranjo seja frequentemente chamado de “arquivo morto”…). Quando se chega a esse ponto, de duas uma (ou as duas ao mesmo tempo): o próprio responsável pelo órgão decide eliminar parte do material acumulado ou então esse material é enviado a um “arquivo central”. Nessa outra versão de “arquivo morto”, os documentos ganham mais algum tempo de vida, até que alguém decida que, para conseguir mais espaço, é preciso eliminar o conteúdo de umas tantas estantes. Os documentos que têm a sorte de “sobreviverem” continuam armazenados, na maior parte das vezes, em simples galpões, sujeitos ao pó, à umidade, aos insetos e aos roedores (conheço pessoalmente alguns galpões desses, em que algumas estantes precisam ficar cobertas por lona preta para se protegerem das goteiras).
Ninguém discorda que é preciso, de fato, eliminar alguns documentos.
A questão é a seguinte: pela legislação brasileira (Lei nº 8.159, de 1991), a eliminação precisa ser feita com todo o critério, sob a responsabilidade de uma comissão devidamente treinada e composta, de preferência, por pelo menos quatro profissionais: um arquivista, um administrador, um jurista e um historiador. E o restante deve ser abrigado em instalações adequadas, onde os documentos serão preservados, organizados e colocados à disposição do público interessado em consultá-los.
Em outras palavras, com as eliminações selvagens que costumam ser feitas nos municípios brasileiros, aliadas às péssimas condições de conservação dos acervos, estão sendo destruídos, pelo fogo ou pelo descaso, muitos documentos que, amanhã, farão muita falta, não só para a História como para a própria administração.
Rio Brilhante está dando o exemplo daquilo que deve ser feito.
Que tal nossos demais municípios – incluindo Dourados, a maior e uma das mais ricas cidades do interior sul-mato-grossense – seguirem seu exemplo?
Paulo Roberto Cimó Queiroz/Professor de História – UFGD
